Zeitmanagement: So klappt die Selbstorganisation

ams-Serie: Gesund und aktiv (5)

24.05.16 (ams). Acht Stunden am Tag gearbeitet, kaum Pausen gemacht, sehr angespannt gewesen, aber am Ende doch nichts geschafft? Wer solche Arbeitstage öfter erlebt, sollte über effizientere Zeitplanung und ein besseres Zeitmanagement nachdenken. "Wer den Umgang mit der Zeit selbst gestalten möchte, braucht im Arbeitsleben eine Strategie, wie er die verfügbare Zeit für sich sinnvoll nutzt. Dabei gibt es keinen Königsweg", sagt Dr. Dieter Bonitz, Diplom-Psychologe im AOK-Bundesverband. "Jeder muss für sich selbst herausfinden, welche Methode am besten zu ihm passt." Im ersten Schritt sollte man eingefahrene Verhaltensmuster überdenken. Was verhindert effizientes Arbeiten? Was stiehlt mir die Zeit? Zu den größten Zeitfressern gehören Unterbrechungen. "Versuchen Sie, Störungen zu vermeiden und nach einer Unterbrechung die ursprüngliche Arbeit schnell wieder aufzunehmen", empfiehlt Bonitz. Ungestörte Arbeitsphasen lassen sich planen und organisieren: das Telefon klingeln lassen, eingehende E-Mails ignorieren, Tür schließen. "Hin und wieder muss man auch mal freundlich, aber bestimmt Nein sagen", so der Psychologe.  Vielen Menschen fällt es schwer, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Genau das ist aber nötig, um seine Zeit sinnvoll zu strukturieren. Prioritäten setzen bedeutet, Dinge nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Eine Prioritätenliste hilft, den Tag zu planen. "Es ist nicht entscheidend, wie Sie planen, sondern, dass Sie planen", erklärt der AOK-Experte. Schöner Nebeneffekt: Das Abhaken einzelner Punkte auf der Liste wirkt sehr motivierend.


Sendefähige Radio-O-Töne mit Dr. Dieter Bonitz, Diplom-Psychologe im AOK-Bundesverband

1. Ursachen von Zeitproblemen

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2. Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

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Die ALPEN-Methode

Eine einfache Hilfestellung für ein sinnvolles Zeitmanagement ist die sogenannte ALPEN-Methode: A wie Aufgaben notieren, L wie Länge schätzen, P wie Pufferzeiten einplanen, E wie Entscheidungen treffen, N wie Nachkontrolle.

1. Aufgaben notieren
Im ersten Schritt geht es noch nicht darum, eine Reihenfolge der Aufgaben festzulegen. Vielmehr genügt zunächst eine einfache Aufzählung. „Passen Sie Ihre Ansprüche Ihren Möglichkeiten an“, rät AOK-Psychologe Bonitz. Mit anderen Worten: Man sollte sich weder zu viel noch zu wenig vornehmen.

2. Länge schätzen
Als nächstes wird zu jeder Aufgabe die benötigte Zeit notiert. „Hier sollte man sich ein realistisches Limit setzen“, sagt Bonitz. Also besser mehr Zeit vorsehen und nicht zu knapp kalkulieren.

3. Pufferzeiten einplanen
Wer seinen Tag nicht bis auf die letzte Minute verplant, sondern genug Puffer für Unvorhergesehenes lässt, vermeidet unnötigen Stress.

4. Entscheidungen treffen
Nun geht es darum, Prioritäten zu setzen und die Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen: Was ist wichtig und dringend? Was kann später erledigt werden? Was kann wegfallen? Was lässt sich delegieren?

5. Nachkontrolle
Am Ende des Tages wird Bilanz gezogen: Ist das Pensum erfüllt? "Es motiviert zu sehen, was man alles geschafft hat", sagt Bonitz. "Sind Punkte offengeblieben, fragen Sie sich warum und entscheiden dann, ob Sie die Aufgaben für den nächsten Tag einplanen."

Zeitmanagement ist Selbstmanagement und gelingt nicht auf Anhieb. Es bedarf andauernder Übung, damit es Früchte trägt.


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